Remontin kilpailutus: näin vertailet tarjouksia

Tarjouspyyntö nimeää kolme tai neljä painotettua kriteeriä (tyypillisesti nopeus, työnaikainen haitta, takuu ja lisätöiden hinnoittelu). Se kertoo selvästi, että kilpailutat useampaa urakoitsijaa, ja antaa tarjouksille eräpäivän sekä oman päätöspäiväsi sen jälkeen. Jokainen käy katselmuksessa ennen tarjousta. Jokainen saa saman tarjouspyynnön. Vertailu tehdään kriteerejäsi vasten, ei muita tarjouksia vasten. Vaivan näkee vertailun rakentamisessa; kun se on tehty, vertailu on enimmäkseen sitä, että luet rehellisesti, millaisia tarjouksia sait.

Aloita tarjouspyynnöstä, älä tarjouksista

Kun remontti on suunniteltu eikä kiireellinen, aika ennen työn alkua on se resurssi, jolla vertaat muuhunkin kuin hintaan. Virhe on käyttää tuo aika vain useamman tarjouksen keräämiseen. Kolme tarjousta epämääräistä tarjouspyyntöä vasten on hintahaarukka. Kolme tarjousta tarjouspyyntöä vasten, joka nimeää kolme tai neljä painotettua kriteeriä, on vertailu. Ratkaiseva kohta on tarjouspyyntö.

KKV:llä on remontin teettäjälle omat ohjeet tarjouspyynnöstä ja urakkasopimuksesta, ja ne kannattaa lukea ensin. Tarjouspyyntöön kuuluu tässä yhteydessä neljä asiaa: kriteerit painoineen, maininta useammasta kilpailutettavasta sekä kaksi päivämäärää (tarjoukset sisään, päätös sen jälkeen), pyyntö katselmuksesta ennen tarjousta, ja enimmäishintalauseke kaikelle, mitä työn aikana löytyy. Loppu on vakiorakennetta: mitä havaitset, missä, osan tiedot ja yhteystiedot.

Kirjaa kriteerit painoineen

Kolme tai neljä kriteeriä riittää arvioitavaksi. Valikoima on suurempi (nopeus, mukavuus, takuu, materiaalit, lisätöiden hinnoittelu, jätehuolto), mutta tarjouspyyntö sitoutuu lyhyempään listaan selvin painoin. Syy on se, että jos kriteerejä on kuusi ja yksi niistä painaa vain seitsemän prosenttia päätöksestä, tuo yksi kriteeri on rivillä merkityksetön: urakoitsija ei kilpaile asiasta, joka vaikuttaisi korkeintaan muutaman sadan euron verran.

Hinta alle 50 prosenttia kokonaisuudesta. Jos hinta on 60 prosenttia päätöksestä, se on yhä ainoa asia, joka ratkaisee, koska millään muulla ei ole tarpeeksi painoa kuroakseen hintaeroa umpeen. Alle puolessa muillakin kriteereillä on merkitystä. Monelle suunnitellulle työlle toimiva jako on 40 hinnalle, 20 takuulle, 20 aikatauluvarmuudelle ja 20 lisätöiden hinnoittelulle. Tarkat luvut merkitsevät vähemmän kuin se, että ne on nimetty tarjouspyynnössä, jotta jokainen urakoitsija tietää, mistä kilpailee, ennen kuin tulee paikalle.

Kerro, että kilpailutat

Erillinen rivi tarjouspyynnössä sanoo: pyydämme tästä työstä tarjouksen kolmelta tai useammalta, tarjoukset [päivämäärä] mennessä, ja päätämme viikon sisällä siitä. Tämä neutraloi “tarjous voimassa vain hetken, päätä nyt” -painostuksen ilman, että se sulkee pois urakoitsijan, jonka aikataulu vaatii nopeamman vastauksen. Hyvässä uskossa toimiva urakoitsija kertoo tarvitsevansa vastauksen tiettyyn päivään mennessä ajankäytön vuoksi, ja se keskustelu on kohtuullinen. Painostaja jatkaa painostamista.

Kolme tai useampi on sääntö vertailun arvoiselle suunnitellulle työlle. Pieni korjaus seuraa kokorajoja: alle 500 euron työssä yksi luotettava urakoitsija riittää, sen yli kaksi, yli 2 000 euron kolme.

Katselmus ennen tarjousta

Pienintä korjausta suuremmassa työssä urakoitsija käy paikalla ennen tarjousta. Valokuva ei kerro, onko taustamateriaali puuta vai tiiltä. Kokeneetkin urakoitsijat huomaavat katselmuksessa asioita, jotka muuttavat materiaalin, menetelmän ja hinnan. Ilman käyntiä he olisivat hinnoitelleet seinän, jota ei ole.

Katselmus on se prosessin osa, joka muuttaa hinta-arvion tarjoukseksi. Urakoitsija, joka kieltäytyy tulemasta paikalle, tarjoaa oletusten pohjalta. Käsittele kieltäytymistä miinuksena, vaikka luku paperilla olisi matalin.

Sama tarjouspyyntö kaikille

Kuri tarkoittaa yhtä tarjouspyyntöä, joka lähtee samanlaisena jokaiselle. He vastaavat eri tavoin, ja juuri se on tarkoitus: eri menetelmät, eri materiaalit, eri aikataulut, eri takuut. Kukin vastaus arvioidaan kriteerejäsi vasten, ei tarjouksia toisiaan vasten.

Ansa on kysyä A:n kysymys B:ltä. Kun ensimmäinen tarjous on sisällä, houkutus on ottaa siitä pala (menetelmä, materiaalin laatu, aikataulu) ja kysyä muilta, pystyvätkö he samaan. Silloin olet vaihtanut testin “miten tekisit tämän työn” testiin “matkitko A:n reseptiä”, ja useimmat vastaavat kysymykseen, joka esitettiin. Sama tarjouspyyntö kaikille, eri vastaukset, arviointi kriteerejä vasten.

Muunna takuu vuosittaiseksi säästöksi

Takuun pituus näyttää alaviitteeltä ja liittyy rahaan läheisemmin kuin useimmat huomaavat. Jaa tarjouksen hinta takuun kestolla. Tulos on summa, joka sinun kannattaa panna sivuun joka vuosi seuraavaa samaa työtä varten: vuosittainen säästösi tälle osalle.

Tarjous	Hinta	Takuu	Vuosittainen säästö
A	7 400 €	5 v	1 480 €
B	9 200 €	8 v	1 150 €
C	6 100 €	3 v	2 033 €

Moni takuu on lisäksi porrastettu, ei tasainen: seitsemän vuoden takuu ulkomaalauksessa on usein täysi ensimmäisenä vuonna, kuusi seitsemäsosaa toisena ja niin edelleen. Lue takuuehdot ennen kuin pidät laskelmaa lopullisena. Se, minkä laskelma tekee hyvin, on otsikkohinnan järjestyksen kääntäminen: C on halvin paperilla ja kallein vuotta kohti. Halvin sinä päivänä on harvoin halvin koko elinkaaren aikana.

Enimmäishintalauseke kattaa myös laskutyön

Kiinteä hinta sitoo urakoitsijan sovittuun summaan riippumatta siitä, mitä työ pitää sisällään. Laskutyö sitoo tuntihintaan ja materiaalilistaan, ja lopullinen lasku riippuu toteutuneista tunneista ja materiaaleista. Kiinteät hinnat ovat tyypillisesti 10–30 prosenttia laskutyötä kalliimpia, koska urakoitsija hinnoittelee ylityksen riskin.

Laskutyön ansa on lasku, joka paisuu moninkertaiseksi, koska porukka “ratkoi” neljä yllätystä niiden tullessa, kukin vei päivän, eikä yhtäkään ollut tarjottu etukäteen. Korjaus on enimmäishintalauseke, joka pätee molempiin hinnoittelutapoihin: se velvoittaa urakoitsijan ilmoittamaan sinulle kaikesta, mitä tarjous ei kata, ennen kuin hän tekee sitä, antamaan sille hinnan ja sopimaan siitä kanssasi. Lauseke muuttaa löytöhetken keskusteluksi. Kun urakoitsija ilmoittaa märästä puusta laastin alla tai lahonneesta räystäskourusta, pääset kysymään olennaiset kysymykset: entä jos siirretään ensi vuoteen, entä jos ei tehdä mitään, milloin tästä tulee ongelma. Syyn korjaaminen pysäyttää vaurion etenemisen, vaikka se ei korjaa jo syntynyttä.

Sanna, julkisivurappaus ja 850 euron lisä Oulussa

Sanna asuu 1980-luvun rivitalossa Oulussa. Julkisivurappaus pettää: näkyviä halkeamia ja hilseilyä seinän alaosassa. Talo on kuiva, ei vesivuotoa, ei kiirettä. Hänellä on aikaa.

Sanna kirjoittaa tarjouspyynnön. Neljä painotettua kriteeriä: 40 prosenttia hinnalle, 25 takuun pituudelle, 20 aikatauluvarmuudelle ennen lokakuuta, 15 lisätöiden nimetylle hinnoittelulle. Tarjouspyyntö kertoo, että hän kysyy neljältä, antaa tarjouksille eräpäivän ja nimeää viikon, jolloin hän päättää. Se pyytää katselmusta ennen tarjousta ja sisältää enimmäishintalausekkeen kaikelle, mitä urakoitsija haluaa tehdä tarjotun ulkopuolella.

Kolme käy katselmuksessa. Yksi kieltäytyy käynnistä ja karsiutuu ennen tarjousta. Kolme jäljellä olevaa vastaavat kriteereihin:

• Tarjous A: 7 400 €, viiden vuoden takuu, joustava aloitus, ylimalkainen maininta lisätöistä.
• Tarjous B: 9 200 €, kahdeksan vuoden takuu, kiinteä aloitus toukokuussa ja valmis ennen kesäkuun puoltaväliä, ja nimetty tuntihinta 65 € plus 25 prosentin materiaalilisä lisätöille.
• Tarjous C: 6 100 €, kolmen vuoden takuu, matalin hinta, mutta ei sitoutumista aikatauluun eikä nimettyä lisätöiden hinnoittelua.

C on halvin pelkällä hinnalla. Vuosittaisella säästöllä kuva kääntyy: B 1 150 €, A 1 480 €, C 2 033 €. Aikatauluvarmuus erottaa nekin: B sitoutuu päiviin, A ja C eivät. Sama lisätöiden hinnoittelussa. Painot laskettuna B vie voiton: budjetissa, pisin takuu hintaan nähden, kiinteä aikataulu, nimetty lisätöiden hinnoittelu.

Työn alettua urakoitsija avaa alimman rappauksen ja löytää märkää puuta alta. Hän soittaa Sannalle enimmäishintalausekkeen nojalla. Räystäskouru on vuotanut seinälle useamman kauden, ja puu on pelastettavissa, jos kouru korjataan ja puu annetaan kuivua. Sanna saa kysyä olennaiset kysymykset: voiko kourun hoitaa samalla, mihin hintaan, ja tarvitseeko puu vaihtoa vai riittääkö kuivuminen. Keskustelu johtaa 850 euron lisätyöhön ja yhteen lisäpäivään. Työ valmistuu aikataulussa.

Urakoitsija, jota Sanna ei valinnut, ei olisi käynyt katselmuksessa, ei olisi ilmoittanut märästä puusta ja olisi rapannut syyn piiloon. Halvin tarjous paperilla olisi ollut kallein työ seuraavan vuosikymmenen aikana.

---

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Näin asetat enimmäishinnan ennen kuin soitat urakoitsijalle: budjettikatto, joka ankkuroi vertailun.
• Urakoitsija laskutti enemmän kuin hinta-arvio: mitä tehdä, jos lopullinen lasku ylittää sovitun.